Comment Organiser Un Événement en 3 étapes ?

Loin d’être une mission facile, c’est aussi une question que toute personne se pose au moins une fois dans son parcours : Comment vais-je organiser mon mariage ? Comment puis-je organiser un jeu scout ? Comment préparer l’anniversaire de ma fille ? Comment organiser un concert à la maison ? Comment organiser un festival ? comment …

Eh bien toutes ces questions reviennent toutes au même propos de base car elles ont toute le point commun de vouloir organiser un événement, soit un moment temporellement défini, limité dans la durée et qui a un caractère éphémère et exceptionnel, dans le but de générer une activité particulière ou spéciale pour un groupe de personnes, ou de célébrer un moment particulier de la vie.

Mais venons-en à la question fondamentale qui se cache derrière ces nombreuses questions :

Comment organiser un événement ?

Pour organiser un événement, il est nécessaire d’être organisé et de définir clairement les différentes étapes de préparation et de gestion de l’événement. Vous devrez commencer par la Préproduction en commençant par bien comprendre le type d’événement que vous voulez construire. Ensuite, il s’agira de bien s’organiser, d’appliquer une rigueur et une méthodologie tout au long de la gestion de la préproduction. Il faut avoir un bon contact humain et avoir une bonne structure pour mettre en place votre projet. Dans un second temps, la production de l’événement devra être extrêmement bien encadrée avec un planning précis, avec un effectif complet. Et finalement, la postproduction sera la clôture de votre événement et il faudra faire les comptes définitifs.

Pour en savoir plus sur la Préproduction, la Production et la Postproduction d’un événement, et savoir comment on construit un événement, continuez à lire notre article ci-dessous et découvrez les articles de notre blog GestionEvenement.com !

Partie 1. La Préproduction événementielle

Pour commencer l’organisation de votre événement, vous devez commencer par définir le type d’événement que vous voulez créer. Il vous faut donc comprendre la typologie des événements qui existent et définir lequel de cette liste vous comptez créer :

• Festival
• Concert plein air
• Concert privé
• Soirée caritative
• Mariage
• Salon professionnel
• Exposition
• Anniversaire
• Lancement Marketing
• Congrès et colloques
• Séminaire
• Conférence
• Team-Building
• Evénement sportif
• Evénement en ligne (web et dérivés)

Il peut exister d’autres types d’événements plus petits mais les principales catégories sont celles citées ci-dessus.

Festival

Le Festival est l’événement le plus marquant des périodes d’été. Il offre généralement de la musique aux festivaliers, avec une ou plusieurs scènes selon sa taille, mais tout en offrant l’accès à des foodtrucks, des bars et potentiellement à d’autres activités comme des artisans, des associations, des guinguettes, des spa, des campings festifs, des jeux (en bois, d’eau, etc.), des activités pour enfants et familles, de cinéma, d’animations, d’artistes de rues, etc.

En bref, le festival offre une expérience estivale exceptionnelle et un moment de détente et de divertissement à ses visiteurs. Généralement, les festivals se font en extérieur car les infrastructures le nécessitent. Cependant, il peut y avoir des festivals en intérieur comme le JyvaZik (sur les années 1920) dans un ancien parc à mitraille de grandes dimensions, ou la « God Save The 90’s » (sur les années 1990) dans un ancien hangar.

Le Festival fait partie des types d’événements les plus complexes à créer puisqu’il mêle tant les notions de gestion artistique, que de gestion logistique, de public, de sponsoring, de sécurité, administrative ou de gestion humaine. C’est un événement « hyper-complet » et plus fastidieux à organiser que n’importe quel autre événement.

A titre informatif, là où un anniversaire peut vous demander seulement quelques heures d’organisation pour le mettre en place, un festival demande jusqu’à 1,5 an de travail. Eh oui, si vous faites un festival récurrent comme le festival LaSemo, le festival de Werchter ou TomorrowLand, il est possible que vous commencier l’organisation du festival pour l’année suivante avant même d’avoir réalisé celui de l’année en cours.

Par exemple, j’ai personnellement organisé plusieurs festivals dans ma carrière (entre 5.000 et 12.000 personnes), et il me fallait environ 1 an pour organiser l’édition suivante du festival. Par exemple, j’ai organisé le Festival « Abbaye en Scène » (4.500 personnes) en Juin 2022, et son organisation reposait sur environ 7 mois de travail, mais parce qu’une partie de la gestion commune avec un autre concert que j’organisais également (Concert d’Hooverphonic), était déjà en place et que celle-ci avait déjà demandé 5 mois de travail. Voici la vidéo de l' »Abbaye en Scène » :

Concert Plein Air

Le concert plein air est le pendant direct du Festival. Les différences concrètes entre le festival et le concert plein air, sont celles-ci :

• Le concert plein air dure une soirée alors que le festival dure un ou plusieurs jours.
• Le concert plein air ne vise qu’à offrir une activité 100% musicale (avec des bars et foodtrucks) contrairement au festival qui peut offrir d’autres activités de divertissements comme des jeux, des animations, des artistes de rues déambulatoires, etc.

Les jauges de public peuvent être plus importantes dans un concert que dans un festival. Par exemple, un concert de Rammstein à Ostende ramène 50.000 personnes par jour alors qu’un festival comme LaSemo attire environ 30.000 personnes sur un week-end en 2022.

Le concert n’est pas moins simple à organiser qu’un festival car une bonne partie du travail est commune entre un festival et un concert plein air : Les gestions artistique, des loges, logistique, administrative, humaine, sponsorisée, et de sécurité.

Néanmoins, il y a des parties qui restent plus légères à faire ou qui sont absentes d’un concert plein air : le nombre d’artistes est limité et donc la gestion des loges également; les ravitaillements des bars, la vidange des toilettes et le nettoyage de site entre les jours de festival; la gestion de la circulation extérieure du site est plus éphémère donc nécessite moins de temps; le temps de préparation de plateau et de technique est moins grand; etc.

Disons que là où un festival a besoin d’un an d’organisation, un concert peut se limiter à 6 mois.

Par exemple, j’ai organisé personnellement le concert de Mustii en 2019 à 5.000 personnes et le concert d’Hooverphonic en 2022 à 7.500 personnes en juin 2022, et je peux vous assurer que le travail est très dense pour réaliser un événement de ce type. Il faut avoir la tête sur les épaules, une bonne organisation et surtout un effectif humain de qualité pour vous aider. J’avais, pour ma part, rassemblé quelques indépendants externes très professionnels, humains et compétents pour m’aider. nous étions un comité d’organisation de 5 personnes au total où chaque compétence de gestion du festival était clairement déléguée, même si je restais le coordinateur général du projet. Voici la vidéo du concert :

Concert privé

Comme son nom l’indique, le concert privé consiste en un concert mais en lieu réduit ou avec une jauge très spécifique d’invités. En soi, si on réfléchit, même un concert plein air à grande taille est un concert privé… Mais à une forte jauge. Par « concert privé », on entend les concerts à toute petite jauge ou en domicile privé. On peut avoir des concerts qui se font de quelques amis jusqu’à 500 personnes.

Ce genre de concert se fait généralement pour une occasion spécifique (anniversaire, surprise, oeuvre caritative, gain lors d’un concours, etc.) mais peuvent se faire sans raison spécifique, juste pour le plaisir. Dans ce cadre de concert intimiste, la soirée est dédiée généralement à un seul artiste avec des infrastructures modestes.

Par exemple, j’ai organisé des concerts de taille très modestes, jusqu’à 155 ou 200 personnes, dans une salle, et les spectacles étaient plutôt variés : spectacle d’humour, seuls en scènes, concerts musicaux, concerts classiques, opéra, etc. Voici une vidéo d’exemple de ces soirées que j’ai réalisé dans cette salle fermée :

Ce genre de concerts se veulent classiquement très « humains » car la jauge est très petite donc la sympathie est censée régner dans la soirée.

Soirée caritative

La soirée caritative est un événement proche du concert privé puisqu’il s’agit d’un public généralement privé et invité spécifiquement pour l’occasion. C’est une soirée pendant laquelle une activité ou un show artistique (que ce soit de la danse, de la musique, de l’humour ou autre), a lieu afin d’offrir un divertissement aux convives. Mais ces convives ne sont pas simplement invités pour regarder le spectacle. Ils sont invités afin de pouvoir consommer et ramener des bénéfices à l’organisation, ou alors pour faire des dons auprès d’une association ou dans un but spécifique durant la soirée. C’est pourquoi ces invités sont généralement des personnes avec un fort pouvoir d’achat afin de faire des dons substantiels.

Notez que certaines soirées caritatives se font « démocratiquement » grâce à l’aide du tout public, comme par exemple « Viva For Life » qui vise à organiser de petites soirées caritatives un peu partout, et ce sont les gains de ces petites soirées qui permettent de faire un chèque de quelques milliers d’euro à l’organisation de VivaforLife à la fin de la soirée. Dans ces cas-là, le public qui consomme et permet ces bénéfices sont issus du tout public, avec un pouvoir d’achat très variable. Ce qui importe, c’est la masse de petits dons, et non pas l’apport de grands dons.

J’ai pu organiser l’une ou l’autre soirée caritative « tout public » et l’important à noter, dans l’organisation de ces événements, est que la contribution humaine pour organiser ces soirées est généralement importante mais que la rétribution financière est voulue comme « faible » ou « affaiblie » par rapport à votre gain normal. Donc vous travaillerez pour un but « éthique », et non pas pour gagner votre croûte… Du moins, mon vécu était celui d’un événement où on travaillait beaucoup pour peu de retour, mais « nous le faisions pour une juste cause ».

A choisir, je vous recommande de vous investir dans des soirées caritatives à fort pouvoir de donation plutôt que le tout public car vous devez être rétribué correctement pour le temps que vous allez consacrer à l’organisation de cet événement. Il peut y avoir un but éthique à la soirée, mais vous travaillez et donc vous devez être payé à juste titre. Et ce sont généralement ces grandes soirées de donation qui payent correctement ses prestataires. Evitez donc les petites soirées caritatives, tant pour y travailler que pour les organiser ! Ne soyez pas bénévole de votre propre événement (sauf si faire cet événement est une passion et non un travail pour vous 😉 )

Mariage

Aaaaah le mariage ! Joie et bonheur en vos coeurs pour ce jour d’union de deux être aimants et aimés ! Le mariage est un des événements les plus « divertissants » à organiser selon moi car le travail reste « léger » par rapport à l’organisation d’un festival et vous avez l’occasion de fréquenter de nombreuses personnes, membres de la familles et prestataires qui sont emballés par l’idée de la célébration.

Dans l’organisation de mariage, on entend l’organisation d’une cérémonie religieuse ou laïque, avec une réception, un dîner et une soirée dansante. Généralement, c’est une journée assez chargée où tout doit être méticuleusement calculé dans le planning pour que l’enchainement soit parfait. Ceci dit, le travail n’est pas trop difficile à partir du moment où vous avez de l’expérience en gestion événementielle et dans les différentes parties de la gestion d’un mariage.

Par exemple, un mariage nécessitera :

• une gestion de planning assez importante,
• une connaissance et gestion des cérémonies religieuses,
• une connaissance et gestion du catering pour le traiteur (diner),
• une connaissance et gestion des artistes (DJ ou groupes de musiques),
• ne connaissance et gestion de la scénographie (avoir quelques goûts esthétiques),
• une connaissance et gestion des frais de droits de diffusion s’il y a lieu d’en avoir (SABAM/SACEM),
• une connaissance et gestion budgétaire (pour rester caler dans un budget cohérent),
• une connaissance et gestion générale dans l’événementiel.

Tout ce qui sort de ces quelques points ci-dessus concerne des « extra » de mariage hors tradition, mais qui sont toujours le bienvenu ! Pensez juste à rallier rêve et réalité : vous imaginez une activité spéciale pour votre soirée de mariage ? Imaginez-là dans le concret et réfléchissez si vous saurez la gérer pendant la soirée !

Attention que la plupart du temps, les mariés ne sont jamais seuls à organiser cet événement. Ils s’entourent de deux ou trois personnes clés : une décoratrice, une graphiste, un maître de cérémonie qui reprend la gestion globale en main le jour J, ou alors un « Event Manager » (ou Wedding Planner dans le jargon).

Les Weddings planners peuvent se trouver assez facilement, mais ne confiez pas la gestion de votre mariage au premier que vous rencontrez ! Discutez de vive voix avec votre potentiel wedding planner et voyez son expérience, ses résultats, son coté humain et son professionnalisme. C’est quand même la plus belle journée de votre vie qui va être légué entre ses mains !

Salon professionnel

Entre une foire aux vins et un salon marketing professionnel, vous préférez quoi ? Cette catégorie reprend tous les « salons » qui peuvent être organisés, soit dans une optique professionnelle sur un public d’entreprise, soit dans une optique de divertissement et de découverte pour le tout public.

Le salon professionnel est généralement un immense espace fermé et couvert dont chaque mètre carré est modulable afin de définir le parcours souhaité et disposer les exposants selon votre bon vouloir. Ces espaces modulables sont ceux qui vont vous permettre le plus de créativité car vous aurez peu de contraintes pour imaginer votre événement. Alors profitez-en !

Ces salons ne sont pas si compliqués à organiser, mais cela demande une bonne vision d’ensemble pour ne rien oublier. L’espace est vide mais vous devez penser, pour chaque exposant :

• aux équipements infrastructurels (tentes ou tonnelles, stands, chaises, tables,etc.),
• aux accès et à la visibilité de chaque stand,
• aux équipements électriques (des prises et lampes pour chaque stand),
• aux décorations globales de l’événement entre les stands,
• à la signalétique de tout le site
• etc.

Et c’est sans compter la gestion humaine de tous ces exposants, et potentiellement la gestion du catering s’il y en a un.

Ouvrez bien vos oeillères et imaginez chaque détail de l’événement si vous organisez un salon. Si vous êtes vigilants, il ne devrait pas y avoir de soucis. Le salon vous demandera alors du temps à être organisé, mais vous verrez que ce n’est pas très compliqués.

Petit conseil de pro : Faites un plan 3D (sur sketchup par exemple) pour bien imaginer l’implantation du site, de chaque stand, les distances, etc… et pour être sûr que tout rentre correctement dans l’espace.

Exposition

Les expositions sont des événements particuliers dans cette liste car, contrairement aux autres types d’événements qui se veulent éphémères, les expositions sont des événements de longues durées. Généralement, une exposition se fait sur 3 à 6 mois. En dessous de cette durée, cela ne vaut pas la peine de déployer autant d’efforts pour faire une exposition.

Une exposition demande un gros travail de logistique et d’implantation. Pour le reste, le travail reste assez « léger » comparativement aux autres événements. Il n’y a pas beaucoup de gestion administrative (hormis les états des lieux des collections exposées et les contrats de location), il n’y a pas de gestion artistique, de catering, … il n’y a globalement que de la gestion logistique et sécuritaire, avec un peu de gestion humaine.

Une exposition vise à se faire dans un espace couvert et fermé, et modulable comme pour un salon. Il faut pouvoir avoir la liberté de gestion spatiale, de placement des pièces de collection mais aussi de création de parcours pour le public.

Dans une exposition, vous cherchez à transmettre un message et à partager un savoir. Dans ce cas, vous devez avoir la main mise sur la scénographie qui vous aidera à transmettre ce message. Donc l’espace doit vraiment être assez grand et offrir beaucoup de libertés et peu de contraintes.

Ce n’est pas le type d’événement le plus « fun » à réaliser et il peut être le plus ingrat car vous ne verrez pas beaucoup votre public qui est fort éparse dans le temps (contrairement à un concert qui se fait dans l’instantanéité).

J’ai réalisé plusieurs expositions dont une sur le monde des Templiers, qui était un sujet que je trouvais « fun » et intéressant. Avec son beau petit succès, je n’ai cependant pas pu profiter réellement de cet événement car une fois qu’il est sur les rails, il roule tout seul et il n’y a plus besoin du Manager. Donc je n’ai pas vraiment vu mon public hormis … dans le livre d’or ! (c’est déjà ça …)

Anniversaire

Nous avons tous quelque chose à fêter un jour ou l’autre. Que ce soit la naissance de quelqu’un, l’anniversaire de mariage, de rencontre ou autre… et nous voulons célébrer cela de façon particulière ! L’anniversaire est l’événement le plus courant au monde et c’est le moment de faire plaisir à une ou deux personnes. C’est LE jour qu’il faut fêter.

On cherche souvent des façons originales de fêter un anniversaire car on souhaite « marquer le coup », comme pour fêter vos 18 ans ou alors faire une surprise. Il y a 1001 manières de faire un anniversaire donc il est impossible de vous dire exactement lequel faire et comment faire. Mais il nous est possible de vous donner des conseils pour l’organiser au mieux, choisir votre thème d’anniversaire, pour créer la surprise, etc. C’est que nous essayerons de faire dans notre blog gestionevenement.com.

Nous pouvons vous expliquer les grandes lignes de comment organiser un anniversaire puisque son fonctionnement est soit simple ou facile, soit logique. L’anniversaire est la version super-simplifié d’un mariage car on a besoin de :

• un lieu pour faire la fêter,
• un thème qui dépend de la célébration à faire
• un catering (soit un petit repas entre amis, un apéro dinatoire, une fondue ou raclette… sans oublier le gâteau !)
• des invités

Il n’y a pas beaucoup de gestion à faire et en termes de budget, on est en mode hyper accessible (sauf si vous partez sur de nombreuses activités à faire (karting, saut en parachute, etc.).

Il importe plutôt de trouver LES bonnes idées pour organiser votre anniversaire, que de vous casser la tête sur la gestion d’organisation. Et c’est aussi ce que nous vous proposerons dans notre blog.

Lancement marketing

Lorsqu’un nouveau produit est officialisé et lancé, il est possible qu’une soirée de lancement soit organisée. Dans ce cas, c’est le produit qui est à l’honneur et il faut adapter la soirée selon les besoins pour le mettre en valeur. Il y a toujours une présentation avec un animateur (un talkeur).

Vous avez tous en tête le présentateur typique de ce genre de présentation : Steve Jobs chez Apple pour le lancement de l’Iphone. C’est l’un des premiers dans cette vogue de « Launch Event » et donc d’événements de lancement marketing. Cela peut se faire régulièrement et c’est logique : après tant de temps à avoir travaillé sur un produit, depuis l’imagination jusqu’à la concrétisation, en passant par la conception et les corrections … Cela nécessite un événement pour fêter la « naissance » de ce produit commercial !

En termes d’organisation, on est proche de l’organisation d’une conférence, à la différence qu’il faut gérer la mise en avant du produit en plus. Il y a surtout une gestion de salle, de public et d’animateurs. Mais l’organisation reste très légère.

Congrès et Colloques

Un congrès est un rassemblement de spécialistes dans un secteur ou domaine. Seuls les professionnels du secteur peuvent assister aux conférences qui y sont données.

Le congrès est proche de la conférence et du colloque, et ne diffère que dans le type du public et dans quelques éléments d’organisation pratique.

Le colloque est le lieu de rassemblement de spécialistes mais aussi de tout public. L’événement est ouvert et accessible à tous. Mais dans la nature-même, les colloques et congrès sont très similaires car tous les deux peuvent durer plusieurs jours.

Séminaire

Là où la conférence vise à transmettre un savoir de manière générale, sur des thématiques diverses et variées et pour le tout public, le séminaire quant à lui a pour but de former ses invités. Le séminaire est le lieu où on se forme mais de manière moins formelle.

L’organisation concrète est fort similaire à une conférence classique avec orateur, public, salle et catering à gérer.

Conférence

La conférence est le lieu de transmission de savoir qui est très courant dans le monde scientifique. Nous ne sommes pas ici dans le divertissement pur, mais vraiment dans l’enseignement et l’éducation.

La conférence est le lieu où un spécialiste sur un thème défini préalablement, peut venir exposer ses recherches, son point de vue, son savoir spécialisé à d’autres personnes. Le but est de propager le savoir et de faire évoluer la recherche dans le domaine en question.

Un colloque est un ensemble de conférences. C’est pourquoi l’organisation d’une conférence ou d’un colloque est logistiquement la même. La différence se tient dans la durée de l’événement et donc le confort nécessaire pour recevoir vos invités sur une plus longue durée : lieux pour dormir, catering, etc.

Team-building

Evénement précieux d’une entreprise et trop souvent pourtant oublié, le team-building est l’événement phare de toute bonne entreprise. Pour avoir un fonctionnement sain, une entreprise doit avoir une ambiance saine et valorisante de ses employés. Et pour y parvenir, le team-building est l’événement qui permettra de souder les liens, recréer des liens et créer des amitiés ou du moins, une ambiance positive au travail pour le travailler-ensemble. Sans team-building, vous risquez fortement de créer une hypocrisie générale parmi vos employés mais aussi une ambiance toxique de coups-bas.

Pour exemple, une des entreprises où j’ai travaillé (Abbaye de Villers) a la pire ambiance d’employés possible et imagineable : tous les employés se tirent dans les pattes, les employés se foutent les uns des autres… Bref c’est vraiment inhumain… Et pour l’avoir fréquenté quelques années, je n’ai vécu qu’un seul team-building en l’espace de 4 ans… 1 jour sur 1460. Coïncidence ? Je ne pense pas… Mais cet exemple vous donne bien la nécessité de faire des team-buildings !

Pour les organiser, il ne faut pas beaucoup d’investissement en temps et en travail. Généralement, il y a des organisations qui proposent des activités et journées découvertes pour leurs employés et pour du team-building. Cela vous demande quelques activités et donc quelques animateurs, un petit budget à calculer par employé, un catering et un transport.

Veillez donc à organiser des team-buildings pour renforcer les liens dans vos équipes et les rendre plus efficace sur le terrain !

Evenement sportif

L’événement sportif est un événement de grande taille, la plupart du temps en extérieur et ciblé sur un sport précis. L’événement rassemble généralement plusieurs centaines de participants et plusieurs milliers de visiteurs sur une ou plusieurs journées. Il est possible d’avoir des événements forts variés : entre un tournoi de football, un marathon de 42 km, une course de F1, ou les Jeux Olympiques, les formats sont très différents.

De manière générale, l’organisation d’un événement sportif peut se rapprocher d’un festival au niveau administratif, logistique, humain et sécurité. Il n’y a évidemment pas de gestions d’artistes mais la mise en place et la coordination d’un tel événement est assez important et nécessite une bonne organisation de planning.

Il est également possible d’avoir des événements sportifs plus exceptionnels, pour marquer le coup, comme par exemple l’événement de lancement d’une nouvelle édition pour un sport précis. Par exemple, je fais du Bodyattack de la marque LesMills depuis maintenant 8 ans et les « relances » (= les nouvelles chorégraphies) sont présentées par la marque dans un événement physique rassemblant des centaines de coachs sportifs. Ces événements sont totalement en intérieur pour offrir l’infrastructure au cours.

Nous vous donnerons quelques clés dans ce blog pour vous aider à organiser votre événement sportif.

Evénement en ligne (web et dérivés)

Les événements web (visioconférences par exemple) sont des événements en ligne et n’ont pas la notion d’événements physiques. Ils ont été fort en vogue en 2020 et 2021 à cause de la situation sanitaire mais fort heureusement, la situation actuelle est revenue davantage à une notion physique.

Les événements en ligne ne sont pas le type d’événements qui sera développé dans notre blog car nous nous axons avant tout sur l’organisation des événements physiques. Mais il est bon de savoir qu’ils existent également avec une certaine importance.

Après avoir défini votre type d’événement, il convient de développer la phase la plus laborieuse de votre événement, à savoir le gros-oeuvre de la Préproduction. C’est-à-dire, toute la préparation administrative, logistique, financière, artistique et communicationnelle de votre événement. Il s’agit de la phase de préparation, création et développement de votre événement. C’est celle qui prend évidemment le plus de temps et qui ne rendra pas justice à la beauté de votre événement.

C’est aussi dans cette période de préproduction que vous préparerez vos équipes, qu’elles soient organisatrices ou bénévoles, pour la bonne exécution de votre événement sur le terrain, sa réalisation concrète, à savoir « la Production ».

2. Production

La phase de Production est la phase d’exécution de votre événement sur le terrain. Elle comprend la phase de Montage de l’événement, le déroulement de l’événement (« Tout le monde sur le pont »), et le démontage de l’événement. C’est pourquoi, la phase de production peut être dense mais elle est la plus cruciale et c’est aussi pendant celle-là que vous constaterez beaucoup de changement.

Notez que votre rôle d’Event Manager est d’organiser au mieux possible l’événement et d’anticiper les problèmes ou les imprévus. Mais sachez que la nature même de l’événementiel est l’imprévisible. Votre rôle n’est donc pas de prévoir un maximum d’éléments, mais d’anticiper un maximum d’imprévus pour votre événement.

La Production de l’événement est une phase qui se fait à 100% sur le terrain ou du moins à 90% de terrain avec 10% de bureau (pour le suivi de dossiers administratifs).

Pour vous donner un exemple concret, un festival de 3 jours peut nécessiter jusqu’à 2 semaines de préparation. Pourquoi autant ? Car si votre festival a lieu vendredi-samedi-dimanche, vous commencerez au moins à monter l’événement le vendredi précédent (donc déjà 6 jours de montage) et vous terminerez de le démonter le vendredi suivant (4 jours de démontage).

Le démontage va toujours plus vite que le montage. C’est comme pour tout: défaire prend moins de temps que de faire. Là où vous calibrez, pensez, disposez, mettez en place, etc… pendant le montage, vous retirez simplement tout lors du démontage. Donc il y a beaucoup moins de réflexion sur le travail à exécuter : on remballe et on s’en va !

La Production est donc la phase la plus éprouvante de votre projet (généralement, vous finissez bien fatigué à la fin du projet). Personnellement, je suis toujours sur les genoux à la fin d’un projet de festival et je dors au moins pendant 2 jours…

Mais c’est aussi la phase la plus glorifiante et valorisante car vous voyez enfin la réalisation concrète de vos 3 à 12 mois de préparation. Donc c’est mérité ! Tachez d’en profiter un minimum !

Une fois la Production terminée et le démontage terminé, vous pourrez alors passer à la dernière phase de votre événement qui est la PostProduction.

3. Postproduction

La PostProduction est la dernière phase de votre événement et consiste en une phase analytique, de réflexion et de clôture (donc tâchez de dormir et de récupérer du démontage avant de vous y mettre !).

Vous devrez réaliser la clôture de votre budget et connaître les chiffres définitifs pour bien l’analyser. Ils seront une partie des résultats de votre événement (en espérant un bon bénéfice si vous n’avez pas eu trop de surprises et que vous vous êtes bien organisés).

Mais le budget et le bénéfice ne font pas toute la réussite de votre événement. Il y a aussi la réussite en termes de notoriété et de rayonnement:

• Votre projet a-t-il touché les différentes régions souhaitées ?
• Votre communication a-t-elle bien fonctionné ?
• Avez-vous des retours positifs de votre public ?
• Les politiques et sponsors sont-ils satisfaits ?

Un bon moyen de savoir si votre projet a eu une belle notoriété, est de faire une vidéo Aftermovie et la diffuser dans les 2 à 3 jours après l’événement. Vous verrez directement l’engouement autour de l’AfterMovie, les partages, les likes, etc… Cela parlera de votre réussite pour vous-même en tant qu’organisateur, mais également auprès du public lui-même. Donc c’est tout bénéfice ! C’est ce que je fais systématiquement dans mes événements à forte jauge et fort rayonnement. Evidemment, tout dépend de la taille de votre événement à réaliser.

Pour revenir sur la question des politiques et sponsors, c’est effectivement dans la phase de Postproduction que vous reprenez contact avec ces partenaires et les pouvoirs subsidiants pour clôturer les dossiers de subsides mais aussi savoir si tout le monde est satisfait et si tous les contrats de sponsorings ont été respectés (visibilité, branding, etc… nous en parlons dans nos articles).

C’est aussi dans cette phase que vous clôturez logistiquement votre event : Y’a-t-il du matériel à stocker ? Comment le stockez-vous ? Où le stockez-vous ? Pensez bien à la gestion de votre matériel dès cet instant et vous pourrez vous dire merci lors de la fin de la préproduction de votre prochain event car l’essentiel du travail sera fait.

Finalement, c’est dans cette phase que vous payez toutes les factures de vos prestataires s’il en reste, et que vous envoyez vos notes de crédit s’il y en a (comme par exemple à la billetterie qui récolte la recette des entrées pour vous si c’est un festival).

Bien sûr, ces quelques informations ci-dessus concernant la Postproduction dépendent de votre type d’event. Comme dit, un mariage ne sera pas un anniversaire qui, lui, ne sera pas un festival. Donc tout est à évaluer selon vos besoins. Mais dans ce cas-ci, nous avons discuté sur base du type le plus complexe à organiser qui est le festival.

Conclusion

Organiser un événement est donc un véritable travail colossal qui n’est pas souvent pris en compte par les Directions d’entreprise ou par vos clients (selon votre position et la relation de travail). C’est pourquoi les qualités principales d’un Event Manager sont l’excellente structure, la planification, la vision d’ensemble et l’aisance avec le contact humain.

Ne soyez certainement pas décourager d’organiser votre propre événement car même s’il faut du temps pour le mettre en place, le voir se réaliser est un véritable plaisir et soulagement. Et cela vaut vraiment la peine de rendre un projet véritablement concret. Il vous faudra certainement de l’énergie, de la conviction, de la motivation mais aussi un très bon entourage humain. Car organiser un événement, c’est avant tout une histoire humaine, faite par l’Humain et pour l’Humain. Donc amusez-vous, rencontrez de nouvelles personnes et organisez !

C’est ce que notre blog GestionEvenement.com aspire à faire : vous permettre d’organiser vos événements le plus efficacement possible, avec le moins de problèmes potentiels, en anticipant les imprévus, et tout en maximisant votre fun dans votre organisation, que ce soit en préproduction, en production ou en postproduction.